Organisatie
Functieomschrijving
PLAATS IN DE ORGANISATIE LOCATIE Landelijk secretariaat Anspachlaan 111 bus 7, 1000 Brussel ORGANIGRAM: OperaCel GEEFT LEIDING AAN * Vrijwillige medewerkers logistiek = materiaalbeheerders, chauffeurs en evenementenstand medewerkers * Hoofdanimatoren (vrijwilligers), welke de schriftelijke voorbereiding van vakantieprogramma’s en het tijdig indienen van materiaallijsten door animatoren opvolgen en instaan voor het verzamelen van evaluatiegegevens bij deelnemers, hun verantwoordelijken en vrijwilligers. * Hoofdkoks (vrijwilligers), welke het vakantiemenu samenstellen en instaan voor het tijdig indienen van (speciale) materiaallijsten VERANTWOORDELIJKHEID • De functiehouder is verantwoordelijk voor het beheer van materiaal nodig voor de werking van Hujo (vakanties, activiteiten, vorming, promo- en sensibiliseringsacties) en de werking van het Hujo secretariaat • De functiehouder is verantwoordelijk voor het beheer van het rollend materiaal van Hujo • De functiehouder is verantwoordelijk voor verzendingen • Praktische ondersteuning van de PedaCel bij de aanmaak van materiaal • Praktische en administratieve voorbereiding en afhandeling van vakantieactiviteiten (op basis van draaiboeken die men zelf opstelt, evalueert en bijstuurt) • Samenwerken met collega’s uit de Operacel (administratie/logistiek) en de PedaCel (concepten/inhoudelijke programma’s) DOEL De werking van Hujo ondersteunen door de goederenstroom te organiseren, plannen, besturen en uit te voeren (= beheer van het materiaal dat nodig is voor de ontwikkeling en uitvoering van activiteiten, vakanties, sensibilisering- en promocampagnes en de dagelijkse werking van het secretariaat). De werking van Hujo ondersteunen door vakanties te plannen, door alle nodige informatie voor communicatie over vakanties te voorzien en door de voorbereiding, het verloop en de evaluatie van vakanties op te volgen en de beloning van vakantievrijwilligers te initiëren, met als doel het vlotte verloop van vakanties te garanderen en de tevredenheid over Hujo bij deelnemers en vrijwilligers te versterken. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Tijdsregeling = 1VTE(38u)- met variable werkrooster - regelmatig avond- en/of weekendwerk (compensatie volgens PC329.01) Lichamelijke factoren Houding: Wisselend Fysiek werk waaronder hef- en tilwerk: >2 u per dag Beeldschermwerk: >6u per dag Fysieke risicofactoren: Transporteren en verplaatsen van goederen RESULTAATSGEBIEDEN * Stockbeheer: Vlot verloop van activiteiten garanderen door, zelf zorgen te zorgen voor of evenals collega’s en vrijwilligers aan te sturen om, materiaal voor activiteiten, voor sensibilisering- en promoacties (evenementenstand, drukwerk, gadgets en merchandising) en benodigdheden voor de dagelijkse werking van het secretariaat te inventariseren, eventueel te (laten) repareren, aan te vullen en overzichtelijk te stockeren. * Aanmaak, aankoop en huur material: Vlot verloop van activiteiten garanderen door, materiaalaanvragen van collega’s en vrijwilligers te structureren (digitalisering en timing) en op te volgen. Dit houdt in: tijdig materiaal voor activiteiten en acties aanmaken, of aan kopen en na gebruik stockeren, of uitlenen en na gebruik op een correcte wijze terug brengen. * Transport: Zich verplaatsen met de (bestel)wagen van Hujo en eventueel een aanhangwagen om materiaal te gaan aankopen of huren en om materiaal van bij de stock naar locaties van activiteiten te vervoeren en terug te brengen. * Beheer rollend materiaal (bestelwagen, caravan evenementenstand of aanhangwagen: Instaan voor het onderhoud (olie- en waterpijl,wassen, jaarlijkse controle, keuring …) evenals de stockage van het rollend materiaal (correct parkeren van/naar garage of loods brengen) * Boekingen en reservaties: De praktische werking faciliteren door activiteiten en/of locaties voor sensibiliseringacties (bv. standplaatsen evenementenstand), belonende vrijwilligersactiviteiten (bv. terugkomdag, nieuwjaarsdrink), bestuursactiviteiten (bv. AV of werkdagen) en personeelsactiviteiten (vb. teamdagen), te zoeken en te reserveren. * Samenwerken met logistieke vrijwilligers: Vrijwilligers die zich inzetten als chauffeur of materiaalbeheerder en vrijwilligers die de evenementenstand bemannen, correct en tijdig opdrachten geven en voorzien van het nodige materiaal, teneinde de eigen logistieke werklast te verlichten. * Vakantieplanning: Onderzoek naar en reservatie van locaties, activiteiten in de omgeving en eventueel vervoer van en naar de locaties, teneinde een infrastructureel kwalitatief vakantieaanbod te kunnen doen. * Communicatieondersteuning: Informatie die nodig is om promotie te maken voor vakanties en om deelnemers aan specifieke vakanties van praktische informatie te voorzien, ter beschikking stellen van collega’s en noden aan extra promo- of communicatieacties (op basis van aantal inschrijvingen) signaleren, teneinde een optimaal aantal deelnemers aan te trekken. * Coördinatie van vakantievoorbereidingen: Zichzelf, collega’s en vrijwilligers aansturen om tijdig en correct de nodige informatie of materiaal te voorzien en acties te ondernemen om vakanties goed voorbereid te laten starten (cf. samenstellen administratieve map) * Ondersteuning vakantieverloop: Hoofdanimatoren ondersteunen in de opstart, begeleiding en afronding van vakanties, door al het nodige administratieve materiaal te voorzien en zelf beschikbaar te zijn. * Vakanties afhandelen: Op basis van de (door hoofdanimatoren) aangeleverde gegevens van deelnemers, hun verantwoordelijken en vakantievrijwilligers een interne evaluatie schrijven en verbetervoorstellen bespreken in team. * Tevredenheid versterken: Bedankingactiviteit(en) plannen en de communicatie en uitwerking ervan binnen het team aansturen. En collega’s aansturen in het verzenden van aandenkens voor deelnemers en bedankingen voor vrijwilligers. * Inhoudelijk ondersteunen: Actief meewerken aan het ontwikkelen, evalueren en bijsturen van concepten en benaderingen van Hujo vakanties. * Werken in team: Actief bijdragen aan het gemeenschappelijke doel en de goede onderlinge relaties binnen het team door actief deel te nemen aan teamoverleg, expertise te delen, door tendensen te signaleren en nieuwe uitdagingen en initiatieven voor te stellen, door te reflecteren en waar nodig te werken aan het eigen handelen en functioneren en door meldingen en klachten te signaleren.
Profiel
SECTORSPECIFIEKE COMPETENTIES * Inlevingsvermogen: Tonen, zowel op verbale als non‐verbale wijze dat men rekening houdt met geuite gevoelens, behoeften en wensen van anderen, al dan niet rechtstreeks. * Innoveren: Open staan voor verandering en vernieuwing. Hiervoor zelf impulsen toe geven en teamleden aanzetten tot creativiteit * Integriteit: Algemeen aanvaarde sociale, ethische en professionele normen volgen, in woord en gedrag en rekening houden met de waarden en visie van de organisatie. * Sociale vlotheid: Zich zonder moeite onder andere mensen begeven. Gemakkelijk naar anderen toe stappen en zich gemakkelijk in gezelschap mengen. * Zelfstandigheid: Het werk goed uitvoeren zonder ondersteuning, hulp of toezicht van anderen. Goed kunnen beoordelen wanneer hij/zij zelf kan beslissen en wanneer niet. KERNCOMPETENTIES HUJO MEDEWERKERS * Dienstbaarheid: Het afstemmen van zijn acties op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de interne en externe doelgroep, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Opmerking: De interne doelgroep zijn vrijwilligers, bestuurders en collega’s. De externe doelgroep zijn onze lokale en regionale partners, de deelnemers aan landelijke activiteiten (en daarbij aansluitend hun verantwoordelijken) en de afnemers van spelen en workshops. * Insprireren: Het inspireren van anderen door het uitstralen van de visie en de waarden van Hujo door als rolmodel in de beweging te functioneren. * Medebeheer: Met aandacht voor de doelstellingen en de belangen van Hujo, individuele verantwoordelijkheid tonen voor het eigen leerproces en resultaatsgebieden evenals deze van de organisatie. * Respectvol en open: Onbevooroordeeld en ongedwongen open staan voor de omgeving en omgaan met diversiteit. Samenwerken * Actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van particulier belang is. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES * Plannen en organiseren: Het aanbrengen van structuur in tijd, ruimte en prioriteiten bij het aanpakken van problemen. * Probleemoplossend vermogen: Problemen systematisch en kordaat aanpakken. Problemen herkennen, zoeken naar mogelijke oorzaken en efficiënte oplossingen voorstellen en uitvoeren. * Flexibiliteit: Zijn gedrag en aanpak aanpassen in functie van de situaties waarin men zich bevindt en personen waarmee men geconfronteerd wordt met het oog op het bereiken van een bepaald doel. * Nauwkeurigheid: Vooruitziend handelen met aandacht voor details. Kwaliteitsvol werk afleveren, ook onder verhoogde druk. * Resultaatgericht: Vasthouden aan de vooropgestelde doelen met het oog op het bereiken van resultaat * Verantwoordelijkheidszin: Zich op een plichtsbewuste manier engageren om de eigen resultaten én die van de groep te realiseren en gemaakte afspraken na te komen. * Zelfwerkzaamheid: Het ondernemen van acties ter bevordering van de eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES * Missie en visie: De missie, visie en strategische doelstellingen (beleidsplan) van Hujo kennen, begrijpen en kunnen vertalen in handelingen en acties * Attesten: Rijbewijs B (lichte bestelwagen) + kunnen met aanhangwagen rijden Attest (hoofd)animator in het jeugdwerk is een pluspunt * Talen: Nederlands begrijpen, spreken, lezen en schrijven Frans en Engels begrijpen en zich kunnen uitdrukken * PC toepassingen • Tekstverwerking: MS Office word • Database PC: MS office Excel • Internet en e-mail toepassingen • Specifieke software: geen * Opleiding en diploma Bachelorniveau of gelijkgesteld door ervaring
Aanbod
• GESCO statuut • Voltijds contract van onbepaalde duur • Verloning, regeling woon-werkverkeer, werkuren en vakantiedagen volgens PC329.01 b1c • Maaltijdcheques • 1 extra feestdag (dag van de overwinning op het facisme) • Afwisselende job in een klein maar leuk team en een toffe organisatie