Dossierbeheerder subsidieaanvragen

Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW) heeft als missie het stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod aan sociaal-culturele activiteiten die op niet-commerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de algemene ontwikkeling van alle burgers - kinderen, jongeren en volwassenen - en ter verhoging van de maatschappelijke en culturele participatie.

Organisatie: Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen

Reageren voor: 03/07/2010

Publicatiedatum: 02/06/2010

Contactpersoon: Els Caes

Provincie: Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Functie: Andere, ,

Type: Voltijds

Functieomschrijving:

Het agentschap bestaat uit drie entiteiten: de afdeling Jeugd, de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) en de Diensten van de Administrateur-generaal (DAG).

De afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) staat in voor de ondersteuning en uitvoering van:

• het lokaal cultuurbeleid
• het sociaal-cultureel volwassenenwerk en de amateurkunsten
• het participatiebeleid

De functie situeert zich binnen het domein van het Sociaal Cultureel Volwassenenwerk.

Onder het sociaal-cultureel volwassenenwerk ressorteren sociaal-culturele verenigingen, bewegingen en vormingsinstellingen. Naast het uitkeren en het verantwoorden van subsidies ondersteunt de afdeling de sector via een beheersovereenkomst met Socius. De FOV wordt ondersteund als belangenorganisatie voor het sociaal-cultureel werk.

In het kader van de amateurkunsten subsidieert de afdeling organisaties per verschillende discipline en het Forum als steunpunt voor de sector.

DOEL EN SITUERING VAN DE FUNCTIE:

De nieuwe medewerker wordt ingeschakeld in het team Sociaal Cultureel Volwassenenwerk van de afdeling VOLC. Daar zal hij/zij voornamelijk worden ingezet voor de verwerking van subsidieaanvragen van sociaal culturele organisaties.

Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m.  subsidies voor sociaal culturele initiatieven teneinde omtrent deze aanvragen een voorstel van beslissing te kunnen formuleren, conform met procedures, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid.

JE TAKENPAKKET

Resultaatgebied 1: vervolledigen en analyseren van dossiers

Om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Zorgen voor het administratieve beheer van het dossier volgens de afspraken binnen de entiteit om alle relevante gegevens samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden.

Voorbeelden van activiteiten:

• Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen
• Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen
• Gegevens controleren, verwerken, coderen en invoeren in de computer
• Invullen en updaten van databanken (vb. databank Centraal Identificatie Bestand)
• Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, e-mail, terreinbezoek,…) en/of eigen onderzoek
• Checklist opmaken voor financiële gegevens
• …

Resultaatgebied 2: analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.

Voorbeelden van activiteiten :

• Nakijken of de aanvraag voldoet aan de reglementering – nakijken op volledigheid, correctheid en wettelijkheid, of de termijnen gerespecteerd worden
• Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren
• Opstellen van documenten die aan interne klanten dienen te worden overgemaakt, bvb. de minister
• Initiëren en opvolgen van de financiële routing van de subsidiedossiers
• Financieel nazicht van afrekeningen van subsidiedossiers
• …

Resultaatgebied 3: voorstel van beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.

Voorbeelden van activiteiten :

• Uitwerken van een voorstel van beslissing
• Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal
• Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie
• Initiëren van de uitvoering van de beslissing
• …

Resultaatgebied 4: verzorgen van communicatie en contacten teneinde  te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant (zowel intern als extern) en een goed afgewerkt dossier.

Voorbeelden van activiteiten :

• Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden
• De beslissing aan de betrokkene toelichten
• Klanten adviseren over de te volgen procedure
• Bijdragen aan antwoorden op kabinetsnota’s en parlementaire vragen
• Verzorgen van interne en externe communicatie teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie te realiseren
• Rapportering aan collega’s, afdelingshoofd, agentschap, kabinet, …
• Organiseren en verslaggeving van jurybijeenkomsten
• …

Resultaatgebied 5: actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde  de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.

Voorbeelden van activiteiten:

• De nodige kennis en informatie vergaren door studie van regelgeving, procedures, richtlijnen,…
• Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten
• Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie
• Vakkennis ontwikkelen en actualiseren
• Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures
• Deelnemen aan projecten
• …

Resultaatgebied  6: opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.

Voorbeelden van activiteiten :

• Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden
• Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend
• Plaatsbezoeken
• Inspectieverslagen opmaken
• De beslissing afdwingbaar maken
• Klachten en beroepen rond het dossier behandelen
• …

Profiel:

Je beschikt (op de datum van indiensttreding) over een universitair of master diploma bij voorkeur richting humane wetenschappen

• Je hebt goede administratief -organisatorische vaardigheden.
• Je bent vlot in het gebruik van courante informaticatoepassingen binnen het MS Officepakket (Word, Excel, Outlook) en internetbeheer.
• Je hebt belangstelling voor de brede culturele sector
• Je bent bereid snel inzicht te verwerven in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie en meer specifiek de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid.

Aanbod:

• Je wordt aangeworven met een vervangingscontract vanaf 1 september 2010. Het contract loopt minimum tot 30 april 2011 en is mogelijks verlengbaar.
• Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag).
• Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A111.
• Relevante beroepservaring in de private sector of zelfs als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 33 477,33 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2 789,78 euro.
• Je eerste maand vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt.
• De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je en handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selectie. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

Solliciteren:

Je stuurt je CV en motivatiebrief tot en met 4 juli 2010 naar:

sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be

Of

Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media

MOD-team personeel

T.a.v. Ellen van de Kerkhove

Arenbergstraat 9

1000 Brussel

SELECTIEPROCEDURE

• Screening op cv: 8/7
• Interview: 10 en 12/8

  Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met:

   

  Luc Goossens, directeur, team Sociaal Cultureel Volwassenenwerk

  Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen

  Adres: Arenbergstraat 9 – 1000 Brussel

  Tel: 02 553 42 65

  luc.goossens@cjsm.vlaanderen.be

   

   

  Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met:

   

  Els Caes, HR-medewerker, MOD-team personeel

  Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media

  Adres: Arenbergstraat 9 - 1000 Brussel

  Tel: 02 553 32 31

  els.caes@cjsm.vlaanderen.be

Documenten:

Vacaturebericht dossierbeheerder A1-sociaal cultureel volwassenenwerk.doc