Coördinator / Office Manager

-Je bent sociaal, extravert en een echte teamspeler. -Je bent uiterst flexibel wat de opvang van medewerkers en gasten betreft en wil op de hoogte zijn van alles wat er in OFFoff gebeurt. -Je bent een praktische, nuchtere geest die graag de handen uit de mouwen steekt. - Structuur, orde en overzicht vind je belangrijk. - Attent en oplettend anticipeer je op complicaties en heb je steeds een plan b bij de hand. - Je detecteert zelf waar het nodig is om bij te springen. - Jouw grote verantwoordelijkheidsgevoel is je troef. Dubbel checken is je tweede natuur. Je hebt een probleemoplossende attitude en bent stressbestendig. - Je bent een goed en vriendelijk communicator, ook in het Engels. - Je kan je schriftelijk en mondeling zeer gedegen uitdrukken in het Nederlands. - Je voelt je niet op je plaats in een anonieme en rigide bedrijfsstructuur. Het kleinschalige en kameraadschappelijke werkkader van een vzw met een sterke sociale component bevalt je des te beter. Je houdt van een alternatieve en creatieve werkomgeving. - Je bent bereid lange dagen te werken op programma avonden (max. 2 per week) en OFFoff te bemannen tot de laatste bezoeker de deur uit is. Jouw flexibele houding beantwoorden wij met een even grote inschikkelijkheid want we vertrouwen er op dat je je werk autonoom weet te organiseren. - Je staat enthousiast achter de inhoudelijke missie van OFFoff en bent nieuwsgierig naar film en kunst. - Een rijbewijs B is een pluspunt. Takenpakket - Je bent het aanspreekpunt voor het team van vrijwilligers. Van de projectionisten tot de foyerverantwoordelijken: je zorgt voor het rekruteren, inplannen, motiveren en opvolgen van de medewerkers. - Draaiboeken, google agenda, doodle…Je bent een geboren planner die vooruit kijkt en de timing bewaakt van alle deelaspecten van de filmprogramma’s, live events en kinderworkshops. Je belegt vergaderingen, maakt verslagen, contactenlijsten en programmafiches aan. - Permanentie: je bent flexibel in het opvangen van koeriers, technici, de poetshulp, leveranciers en creëert optimale werkomstandigheden voor repeterende kunstenaars en artistieke medewerkers. - Je bent als het ware de huisbewaarder van OFFoff die zich verantwoordelijk voelt voor het vlotte verloop van de avondvoorstellingen en het algemene beheer van de kantoorruimte, foyer en filmzaal. - Je organiseert dit alles in samenwerking met het team van vrijwilligers. - Je coördineert de logistiek en benodigdheden: je voert het aankoopbeleid van de foyerwerking uit, beheert de stock, engageert mensen voor het onderhoud van de projectiecabine, anticipeert op problemen en zoekt naar creatieve oplossingen. - Administratieve ondersteuning van de zakelijke leiding: klassement, kasboek, subsidiedossiers en rapportering. Je kent microsoft office door en door. - Je volgt de bookings bij distributeurs op zoals aangevraagd door de curatoren en volgt het transport van filmkopijen op. Als tussenpersoon communiceer je zowel vlot in het Engels met internationale distributeurs en filmarchieven als met koerierbedrijven als UPS of Fedex. - Je verzorgt all-round productionele ondersteuning van evenementen: het opvolgen van reservaties, het coördineren van de distributie van promomateriaal, het boeken van hotels en organiseren van catering…