Assistent Exploitatie & Vrijwilligerswerking (m/v)

Context / Omgeving / Plaats in de organisatie De afdeling exploitatie & vrijwilligerswerking van CC De Grote Post vzw bestaat uit: de verantwoordelijke exploitatie & vrijwilligerswerking, een assistent exploitatie & vrijwilligerswerking, twee onthaal-verantwoordelijken en een grote groep enthousiaste vrijwilligers. Onder leiding van de verantwoordelijke - maar met een hoge graad van autonomie en initiatief – zorgt de assistent voor de administratieve voorbereiding en afhandeling en de logistieke opvolging van de zaalhuurdossiers en voor de administratieve opvolging van de vrijwilligerswerking en de vrijwilligersplanning. Als medewerker voor zowel administratieve en logistieke aspecten van de vzw en als medewerker i.v.m. de vrijwilligerswerking ben je een belangrijke schakel in de ontwikkeling en het leven van dit huis. Doel van de Functie Binnen het kader geschetst door de verantwoordelijke exploitatie & vrijwilligerswerking, opvolgen van alle administratieve en logistieke taken verbonden aan de exploitatie en de vrijwilligerswerking teneinde een vlotte werking en integratie van deze diensten te verzekeren en teneinde bij te dragen tot een optimale werking van de organisatie. 1. Exploitatie/zaalhuur Je staat in voor de correcte afhandeling van alle dossiers in het kader van zaalgebruik in het CC door derden. • Aangestuurd door de verantwoordelijke en in overeenkomst met het opgemaakte zaalhuurcontract zorg je voor de volledige verdere opvolging van de evenementen georganiseerd door derden (detailafspraken opvolgen met de klant, dienst gebouw aansturen i.v.m. leveringen en klaarzetten zalen, informeren onthaalverantwoordelijken, klant ontvangen voor zaalbezoeken, na het evenement het dossier voorbereiden voor facturatie en bezorgen aan de zakelijke cel, …). • Op vraag van de verantwoordelijke ontvang je potentiële klanten voor een zaalbezoek. • Van elke activiteit georganiseerd door derden maak je een duidelijke daysheet waarop alle andere afdelingen hun bijdrage aan het evenement baseren (theatertechniek, onthaal, onderhoud, …). • In overleg met de verantwoordelijke gebouwbeheer maak je een tweewekelijkse planning op voor het klaarzetten van verschillende ruimtes. • Je informeert het cultuurcafé wekelijks over de activiteiten in het cultuurcentrum en overloopt de afspraken in verband met catering voor activiteiten georganiseerd door derden. • Tijdens enkele activiteiten per maand verzorg je zelf het onthaal voor een evenement om voeling te houden met de klanten en de werking. 2. Vrijwilligerswerking Je staat in voor de correcte opvolging van de volledige vrijwilligersadministratie. • Één keer per theaterseizoen maak je voor elke vrijwilliger een vrijwilligerscontract op. • Op basis van de aanwezigheidslijsten die je krijgt van de onthaalmedewerkers, maak je één keer per maand een overzicht van de vrijwilligersvergoedingen. Dat overzicht bezorg je aan de zakelijke cel. • Maandelijks bezorg je de verantwoordelijke een overzicht van de administratieve/financiële kant van de vrijwilligerswerking. • In overleg met de verantwoordelijke maak je maandelijks een planning op voor de vrijwilligers op basis van de activiteiten en de daaraan verbonden taken. Hiervoor werkt CC De Grote Post met een planningstool. Het is ook jouw taak om deze database te beheren en te onderhouden (adreswijzigingen, nieuwe inschrijvingen, …). • Op vraag van de vrijwilligers bezorg je hen de nodige formulieren en informatie met betrekking tot vrijwilligerswerk in het algemeen en de vrijwilligerswerking van het CC in het bijzonder. • In overleg met de verantwoordelijke en de onthaalmedewerkers evalueer je de procedures voor de vrijwilligerswerking en pas je de procedures en documenten waar nodig aan. • Je organiseert in overleg met de verantwoordelijke infoavonden en opleidingen voor de vrijwilligers (bv. EHBO, veiligheid/evacuatie, begeleiding van activiteiten met kinderen, …). • Je werkt actief mee aan het uitbouwen van een fijne en bloeiende vrijwilligerswerking in het CC. 3. Algemene taken Als assistent exploitatie & vrijwilligerswerking ben je verantwoordelijk voor de interne communicatie in verband met deze onderdelen van de werking van het cultuurcentrum. • Je woont de wekelijkse vergadering van de afdeling bij en verzorgt het verslag. • Je bent het aanspreekpunt voor de onthaalmedewerkers en de afdeling gebouwbeheer in zake de praktische organisatie van evenementen georganiseerd door derden. • Aan de hand van de daysheets die je verspreid in het gebouw zorg je ervoor dat alle collega’s op de hoogte zijn van wat er wekelijks in het cultuurcentrum plaatsvindt. • Je volgt het logboek op dat de onthaalverantwoordelijken na elke activiteit invullen.

Je werkt in een prachtig gerenoveerd historisch gebouw met een belangrijke culturele uitstraling op lokaal en regionaal vlak. Je maakt deel uit van een dynamische, ambitieuze en gedreven groep en maakt dagdagelijks de diverse artistieke projecten en projecten georganiseerd door derden mee mogelijk. Je kan op een autonome manier invulling geven aan een veelzijdige en afwisselende functie. Je krijgt een salarispakket dat in verhouding staat met de opgebouwde ervaring en competenties binnen het paritair comité 304.