Administratief medewerker (m/v)

Doel van de Functie: Binnen het kader geschetst door de zakelijke leiding, coördineren van alle ondersteunende diensten (bv. financiën, personeel, officemanagement) teneinde een vlotte werking en integratie van deze diensten te verzekeren en teneinde bij te dragen tot een optimale werking van de organisatie. Personeelsadministratie Je staat in voor de communicatie met het sociaal secretariaat m.b.t. personeel gerelateerde zaken o.a. lonen, vakantie, premies, arbeidsongevallen, zwangerschapsverlof, tijdskrediet, etc.  Je zorgt voor een correcte en tijdige uitvoering van de loonsadministratie – met ondersteuning van het sociaal secretariaat.  Je volgt administratief wijzigingen in het personeelsbestand op (indiensttreding, functiewijziging, uitdiensttredding, etc.): opmaak contracten, aanmaak en beheer personeelsbeheer, opvolging Dimona, opmaak personeelsfiches.  Je verzorgt het contact met uitzendkantoren en de administratieve opvolging van ad interim werknemers en freelancers.  I.s.m. het sociaal secretariaat sta je in voor het invullen en opvolgen van alle sociale documenten.  Je zorgt samen met het sociaal secretariaat voor de subsidie -en tewerkstellingsdossiers en zorgt voor attesteringen van gesubsidieerde contractuelen en andere tewerkstellingsmaatregelen, onderhoudt contacten met externe instanties (RVA, VDAB, OCMW, PWA, etc.).  Je beheert cijfermateriaal/begroting m.b.t. loonkosten, maakt overzichtsbestanden op, volgt indexeringen, anciënniteit en andere wijzigingen op.  Je bent het aanspreekpunt voor externe contactpersonen inzake personeelsadministratie (sociaal secretariaat, waarborg en sociaal fonds, VDAB). 2. Financiële en administratieve opvolging Samen met het extern boekhoudkantoor werk je mee aan een transparant en helder financieel beleid.  Je zorgt voor de financiële administratie in samenwerking met een extern boekhoudkantoor; betaling van inkomende facturen en facturatie van inkomsten/opbrengsten, controle betalingen kas en bank, belastingen en bedrijfsvoorheffing op buitenlandse podiumkunstenaars, auteursrechten, etc.  I.s.m de directeur, zakelijke leiding en de boekhouder ondersteun je mee het financieel beleid van de organisatie en help je mee de begroting en de jaarrekening op te stellen.  Je verzorgt de administratieve opmaak van subsidiedossiers (stedelijk, Vlaanderen, Europa, etc.) en staat borg voor een correcte en stipte rapportering naar de subsidiënten.  Na een overeenkomstige opleiding help je mee aan het uitschrijven van gunningen conform de wet op de overheidsopdrachten. 3. Office management Als administratieve medewerker ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor:  Je staat in voor de algemene administratie van de organisatie; verzekeringen, onderhoud en aankoop kantoormateriaal, dienstreizen personeel, etc.  Je volgt praktisch de ICT van de organisatie op, in samenwerking met een extern deskundige.  Je klasseert documenten, houdt dossiers en archieven bij.  Je volgt de contracten van de eigen programmering op.  Je staat in voor het verwerken van de te betalen auteursrechten.  Bestuurszaken: organisatie van de bijeenkomsten van de raad van bestuur en algemene vergadering van de vzw, rapportering aan de raad van bestuur en algemene vergadering.  Opstellen van standaarden en normen teneinde de maatstaven te bepalen waartegen de kwaliteit van het werk gecontroleerd zal worden.  Ontwikkelen en voortdurend optimaliseren van processen en systemen voor de toegewezen diensten teneinde zo kostefficiënt mogelijk te werken.  Opvolgen van evoluties in het vakdomein teneinde hierop te anticiperen of teneinde ze eventueel tijdig in de zakelijke en administratieve activiteiten te incorporeren. 4. Kernresultaatgebieden  Uitvoeren van complexere of vertrouwelijke taken binnen het eigen vakdomein (bv. bijhouden van de boekhouding, salarisberekeningen, etc.).  Op vraag van interne klanten leveren van advies en informatie binnen een welbepaald vakdomein teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de organisatie.  Coördineren van en toezien op de correcte uitvoering door eventuele assistenten, van routine-en administratieve taken binnen het eigen vakdomein.  Periodiek consolideren en rapporteren van informatie, evoluties en voortgang van werkzaamheden binnen het eigen vakdomein.  Opvolgen van evoluties in het vakdomein teneinde hierop te anticiperen of teneinde ze eventueel tijdig in de zakelijke en administratieve activiteiten te incorporeren.

Je werkt in een prachtig gerenoveerd historisch gebouw met een belangrijke culturele uitstraling op lokaal en regionaal vlak. Je maakt deel uit van een dynamische, ambitieuze en gedreven groep en maakt dagdagelijks de diverse artistieke projecten mee mogelijk. Je kan op een autonome manier invulling geven aan een veelzijdige en afwisselende functie. Je krijgt een salarispakket dat in verhouding staat met de opgebouwde ervaring en competenties binnen het paritair comité 304.