Vrijetijdsonthaal

Vrijetijdsonthaal is een collectieve onthaalservice op maat van de inwoners van een gemeente of stad en de omliggende regio. In dit concept vindt deze doelgroep een makkelijk overzicht van alles wat er in de nabije omgeving te beleven valt in de vrije tijd. Een dergelijk concept kan eventueel beperkt zijn tot culturele informatie, maar idealiter wordt een ruimer aanbod gepresenteerd op basis van het begrip 'vrije tijd'.

1. Vrijetijdsonthaal is meer dan een balie. De informatiezoeker kan bij voorkeur terecht bij één geïntegreerde service, via een aantal complementaire kanalen. Op die manier kan hij vinden wat hij zoekt op het moment en de plaats die hem dan het beste uitkomt:
   - Ter plaatse aan balie(s)
   - Per telefoon/fax/e-mail/post
   - Via een website
    
2. Om succesvol te zijn, beperkt vrijetijdsonthaal zich bij voorkeur niet tot informatie maar biedt ook de mogelijkheid om tot actie over te gaan door het aanbieden van tickets. Het zal onmogelijk zijn om voor alle activiteiten ook onmiddellijk tickets aan te bieden. Dat is ook niet altijd nodig. Musea bijvoorbeeld verkopen nauwelijks tickets vooraf. Toch is het belangrijk dat al van bij het begin tickets kunnen worden aangeboden voor een 'kritische massa' aan vrijetijdsactiviteiten. Op die manier krijgt collectief onthaal een tastbare meerwaarde voor het publiek.
    
3. Collectief onthaal is in principe complementair aan het onthaal van individuele organisaties. Dat betekent dat het een integratie is van publieksgerichte diensten van een gemeente of stad, zoals de cultuurdienst, de jeugddienst, de toeristische dienst en/of de sportdienst. Het is evenwel NIET de bedoeling om de onthaalfunctie van gemeentelijke cultuurorganisaties op te heffen. Cultuurcentra, bibliotheken en musea hebben immers nood aan een eigen gezicht naar hun publiek toe. Omgekeerd kan echter wel. Als het gaat om een uitbreiding van de onthaalservice naar info over het aanbod in de hele gemeente, is het publiek daar bij gebaat. Maar het is duidelijk dat dit geen besparing betekent.
    
4. Het is belangrijk dat er binnen een stad een visie wordt ontwikkeld over publieksonthaal. Het kan niet de bedoeling zijn dat we de bestaande (soms slechts minimale) service gewoon met zijn allen samen gaan doen. Er moet meer en betere informatie beschikbaar zijn die bovendien aangepast is aan diverse doelgroepen. De algemene kwaliteit van het publieksonthaal moet omhoog en verandert op die manier naar een actieve publieksbemiddeling. Daarbij dient opgemerkt te worden dat collectief onthaal een eerstelijnsservice is en de baliemedewerkers onmogelijk van elk detail op de hoogte kunnen zijn. Het gaat echter vooral om een andere attitude: de onthaalmedewerker antwoordt niet alleen op gestelde vragen maar gaat actief op zoek naar alternatieven en denkt dus mee met de klant. Hij/zij bemiddelt dus tussen klant en aanbod.
    
5. Een uitgebreide service betekent ook extra organisatorische behoeften: op vlak van organisatiestructuur, opleidingen en dergelijke meer. Als de gemeente dit goed wil doen, komt er meer bij kijken dan een paar mensen in één kamer te zetten.
    
6. De toeristische sector heeft al langer het nut ingezien van een dergelijke één-loket-functie of de ‘one-stop-shop’. De oudste versie is het toeristische infokantoor of VVV met klassieke balieservice. Daarbinnen is meestal ook in mindere of meerdere mate aandacht voor cultuur. In de meeste gevallen is de service echter gericht op bezoekers en niet op de behoeften en interesses van inwoners. Collectieve onthaalservices zijn geen traditie in de cultuursector, hoewel de meeste organisaties wel een eigen onthaal organiseren.
    
7. Kunnen balieservices geïntegreerd worden? En hoe ver kun je daarin gaan? Vaak bestaan er al dergelijke services, bvb. specifiek voor jongeren. Uit pragmatische overwegingen kan een gemeente beslissen om deze services te integreren. Maar samenvoegen betekent niet noodzakelijk een besparing. Indien dit gebeurt met het oog op een betere dienstverlening voor het publiek, moet je ook de vraag durven stellen of zij wel gebaat zijn bij een integratie. Denk met andere woorden van uit het standpunt van de doelgroepen van je service.  Zo is bvb. de doelgroep jongeren misschien beter af met een onthaalpunt in het jeugdhuis waar ze met àl hun vragen terecht kunnen - ook culturele of vrijetijdsgerichte.
    
8. De afgelopen jaren werd in enkele grote steden geëxperimenteerd met een koppeling van toeristisch en cultureel onthaal, beter bekend onder de naam In&Uit. De praktijk in Brugge, Mechelen, Leuven en Hasselt wijst uit dat die koppeling tot op zekere hoogte zijn voordelen heeft. Maar toch blijkt binnen dat gedeelde onthaalconcept een aparte benadering van toeristen en inwoners/mensen uit de regio wenselijk. Deze twee doelgroepen hebben immers (deels) andere behoeften en interesses. Dat betekent dat ook de promotie op maat van beide groepen moet gebeuren, en daarvoor moeten verschillende instrumenten ingezet worden. Zo zal een bezoeker eerder interesse hebben in een dagpas om alle musea van de gemeente te bezoeken en moet hij eerst nog kennis maken met de bewuste stad of regio voor er eventueel interesse ontstaat om daar iets (cultureels) te ondernemen. Omgekeerd zal een inwoner eerder dan een bezoeker geïnteresseerd zijn in een lokaal georganiseerde cursus of wijkactiviteit.
    
9. Een vergelijkbare ontwikkeling doet zich voor in kleinere steden en gemeenten. Ook daar worden toerisme, cultuur, jeugd, sport, ... geclusterd. Soms gebeurt dat door de creatie van een vrijetijdscentrum waarin alle diensten samengebracht worden. Dit is onder meer het geval in Bierbeek. In andere gevallen gaat het eerder om een pragmatische keuze. Kleine gemeenten hebben meestal ook een klein personeelsbestand. Door de verschillende diensten samen te voegen kunnen de beperkte openingsuren van de balies uitgebreid worden. Als dit echter louter beperkt blijft tot een functioneel samen zetten van mensen om verwarmingskosten te besparen, gaat een mooie kans verloren om het onthaal in de gemeente naar een hoger niveau te tillen.
    
10. In de Nederlandse provincie Noord-Brabant bestaat er een netwerk van UITpunten in lokale bibliotheken. Zij zien dit als een verlengde van hun informatiedienstverlening.