Databankkoppeling

Als je vaak een groot aantal activiteiten wil invoeren in de UiTdatabank, kan je naast manuele invoer via www.uitdatabank.be in sommige gevallen de gegevens automatisch doorsturen door gebruik te maken van software die voorzien is op een koppeling met de UiTdatabank.
Handig: Gegevens die al in andere databanken zitten, komen op deze manier automatisch ook terecht in de UiTdatabank. Je hoeft ze dus maar één keer in te voeren! Een aantal cultuurcentra bijvoorbeeld importeert nu al gegevens in de UiTdatabank uit hun eigen ticketingsysteem. 

Voor dit soort databankkoppeling heeft UiTdatabank een communicatiestandaard in XML opgesteld. In het kader van de nieuwe UiTdatabank is een vernieuwde versie van het begeleidingsdocument in voorbereiding.
Hieronder staan alvast de voorwaarden en pro's & contra's uit dit document opgesomd. Lees deze zeker voor je beslist om met XML-import te werken!

Voorwaarden

Opgelet: CultuurNet aanvaardt niet van alle organisaties data-aanlevering via XML! Een gegevensuitwisseling moet immers kaderen in een partnership dat de pure gegevenuitwisseling overstijgt en ook op andere vlakken een meerwaarde biedt.
Dien dus eerst een aanvraag in bij onze helpdesk en geef pas opdracht aan je ICT-leverancier om met de ontwikkeling van de koppeling te beginnen als je goedkeuring hebt ontvangen van CultuurNet.

Voor de samenwerking met lokale overheden (steden, gemeenten, regio’s, provincies, ...) is sinds begin 2008 het UiTnetwerk opgericht. Slechts als je het engagement aangaat om UiTpartner te worden, kan je als lokale overheid data aanleveren aan de UiTdatabank via XML-import.

Pro's en Contra's

De XML-import is  een vrij complexe implementatie die wel eens hoge kosten kan meebrengen. Overweeg dus goed alle pro's en contra's voor je voor deze optie kiest!

Voordelen:

• Het grootste voordeel van XML-import is dat de invoerders op het eigen lokale systeem kunnen (verder)werken.
• Op het eigen systeem is het ook mogelijk heel specifieke functionaliteiten (vb. link met boekhoudsysteem) te voorzien die de UiTdatabank als gedediceerde activiteitendatabank niet heeft.

Nadelen:

• XML-import realiseren is technisch geen gemakkelijke realisatie. De gegevensstructuur van het partnersysteem stemt vaak niet overeen met de structuur- en kwaliteitsvereisten van de UiTdatabank. Het kan voor de ICT-leverancier dus enige tijd en investeringen vergen om de koppeling te ontwikkelen.
• De inhoudelijke kwaliteitseisen van de UiTdatabank zijn ook erg hoog. CultuurNet wenst kwaliteitsvolle informatie (o.m. om deze aan de publicatiekanalen te kunnen leveren), terwijl de gegevens vanuit de importerende partnersystemen vaak vrij ‘arm’ zijn. Om aan deze kwaliteitseisen te voldoen kan het dus zijn dat het lokale systeem moet aangepast worden, wat weer een kost met zich meebrengt.
• De partner kan niet profiteren van de ruimere en bredere content die UiTdatabank via andere partnerships verkrijgt (vb. vormingsaanbod PrettigGeleerd, aanlevering Erfgoeddag, Week van de Smaak, enz.)
• Door botsende datastromen kan het zijn dat gegevens over activiteiten dubbel aangeleverd worden aan de UiTdatabank.
   
• Naar boven