Organisatie
Vlaamse Gemeenschapscommissie
De VGC is een overheid die het Nederlandstalige leven in Brussel ondersteunt en uitbouwt. Zo kan iedereen in Brussel genieten van betere scholen en opleidingen, meer cultuur en activiteiten in de vrije tijd en van een goede zorg.
Functieomschrijving
Als medewerker zorg je voor de gehele administratieve en praktische ondersteuning binnen de entiteit Gezin. Je staat in voor bijvoorbeeld de administratie van de subsidiedossiers en de praktische organisatie van vormingen en evenementen. Je bent de rechterhand van de collega’s en het aanspreekpunt op kantoor.
Je opdrachten zijn:
Praktische organisatie van de dienst:
- Je verzorgt de praktische organisatie van vormingen, studiedagen, evenementen, lezingen, ontmoetingen en vergaderingen (voorzien en klaarzetten lokalen, catering, onthaal, materialen, aankleding, inschrijvingen en afzeggingen).
- Je beheert het materiaal van de dienst (economaat, uitlenen van fototoestellen, laptops, ...).
- Je beheert de bibliotheek van Opgroeien in Brussel (ontlenen – inventariseren - ...).
Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;
- Je maakt verslag van de tweewekelijkse teamvergaderingen.
- Je biedt ondersteuning op het gebied van IT:
- Klaarzetten en versturen van mailings
- Bijhouden van online inschrijvingen
- Beheren van algemene mailboxen gezin@vgc.be en opgroeieninbrussel@vgc.be
Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;
- Je biedt administratieve ondersteuning aan medewerkers van de entiteit Gezin, bv.:
- Opmaken van allerlei documenten/sjablonen/overzichten
- Overzichtelijk klasseren en archiveren van de documenten (zowel op papier als digitaal)
- Structuur brengen en in orde houden van de server zodat documenten op een uniforme manier worden opgeslagen (digitale boomstructuur actualiseren)
Verstrekken van informatie aan interne en externe klanten;
- (Telefonisch) onthaal van interne en externe klanten en permanentie op kantoor.
Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
- Je houdt mailinglijsten en adresdatabanken up to date.
Profiel
Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of van het hoger onderwijs van het korte type (bachelor, graduaat, kandidatuur).
Functiegebonden competenties
- Je hebt een zeer goede kennis van Office-toepassingen (voornamelijk Excel, Word, Powerpoint en One Note).
- Je bent heel hulpvaardig.
- Je kan goed verschillende opdrachten tegelijk uitvoeren en opvolgen.
- Je hebt een passie voor precisie.
- Je helpt mensen altijd met de glimlach en bent steeds vriendelijk en vlot in de samenwerking.
- Je bedenkt graag systemen en processen om zaken vlotter te laten verlopen.
Aanbod
- Voltijds contract van bepaalde duur voor 1 jaar met ingang vanaf 1 maart 2018.
- Loonschaal C111 - Medewerker
- Een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau, 35 vakantiedagen op jaarbasis, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer (ook MIVB-abonnement), een hospitalisatieverzekering en ruime vormingsmogelijkheden.
Categorie
Andere
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest