Organisatie
Stedelijk Onderwijs Antwerpen / de Academies
Ambitieus, toegankelijk en ontplooiingsgericht: het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen biedt als één van de grootste inrichters voor onderwijs in Vlaanderen dagelijks meer dan vijftigduizend leerlingen en cursisten de kans om hun talent te ontwikkelen. Zo’n zesduizend leerkrachten, ondersteunende medewerkers en beleidsmedewerkers motiveren en inspireren hen daarbij. Om het brede aanbod en de vooruitstrevende aanpak te kunnen realiseren is Stedelijk Onderwijs Antwerpen voortdurend op zoek naar enthousiaste en gedreven medewerkers met diverse achtergrond om zijn ambities waar te maken.
Het deeltijds kunstonderwijs (DKO) van het Stedelijk Onderwijs bestaat uit 7 Academies en 2 scholengemeenschappen: muziek – woord – dans en beeldende kunsten.
Functieomschrijving
De Academies zijn voor deeltijdse opdrachten op zoek naar creatieve, teamgerichte, ondernemende, gepassioneerde en zelfredzame administratieve medewerkers.
Je opdracht
Als administratief medewerker maak je deel uit van het secretariaat binnen de academie of een filiaal van de academie. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning van de werking van de academie. De directeur heeft uiteraard de eindverantwoordelijkheid maar rekent op de ondersteuning van administratieve medewerkers bij onderstaande taken.
Belangrijk om weten is dat zaterdag is een werkdag is in het deeltijds kunstonderwijs. Je werkt voornamelijk in de namiddag, ’s avonds en op zaterdag.
Je takenpakket bestaat ondermeer uit:
boekhouding
o administratieve verwerking van aankoopfacturen en rekeninguittreksels;
o opvragen van offertes en bestellen van materiaal volgens de wet op de overheidsopdrachten;
o beheer van verhuur instrumenten;
o inschrijvingsgelden opvolgen en verwerken;
o beheer van aanstellingen modellen;
communicatie & onthaal
o op een klantvriendelijke manier leerlingen, ouders, leerkrachten en bezoekers te woord staan, inlichtingen geven en doorverwijzen (front office/onthaal);
o actief inplannen van en verslag opmaken tijdens vergaderingen;
o interne en externe communicatie verzorgen zoals het beheer van de valven en de website;
infrastructuur
o zorgen voor de opvolging van de veiligheidsvoorschriften binnen de academie;
o instaan voor het gebouwbeheer, coördineren en transparant communiceren van onderhoud en herstellingen aan gebouwen, machines en instrumenten;
o meewerken aan het uitvoeren preventie- en veiligheidstaken (oa EHBO), zorgen voor de opvolging van de veiligheidsvoorschriften, meewerken aan en verwerken van evacuatie-oefeningen;
o instaan voor het lokalenbeheer;
leerlingenadministratie
o inschrijven en beheer van leerlingendossiers;
o controle en correct verwerken inschrijvingsgelden en sociale correcties;
o opmaken en opvolgen van aanwezigheidslijsten;
o administratieve ondersteuning van jury bezoek bij openbare proeven;
o administratief verwerken en opvolgen van de leerling evaluaties;
personeelsadministratie
o administratieve opvolging van personeelsdossiers van de gesubsidieerde medewerkers (onkosten, vergoedingen, officiële documenten)
o beheren van personeelsdossiers: ingave van personeelsfiche, aanstellingen, vaste benoemingen, verloven en ziektes;
o personeelsleden juist informeren en doorverwijzen;
o jaarlijkse inlichtingen doorsturen naar departement Onderwijs en naar het kernsecretariaat;
o opvolging van juryleden, modellen, uitzendkrachten;
algemene taken
o administratieve ondersteuning van de directeur;
o praktische, promotionele en administratieve ondersteuning van en deelname aan toonmomenten, opendeurdagen en Dag DKO;
o archief bijhouden;
o deelname aan academie overschrijdende (ad hoc) activiteiten.
Profiel
Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
Je hebt een positieve uitstraling, bent vriendelijk en discreet.
Je hebt een klantgerichte, flexibele en proactieve ingesteldheid.
Je bent praktisch ingesteld, resultaatgericht en leergierig.
Je stelt je integer en loyaal op ten aanzien van de organisatie.
Je hebt een goede praktische kennis van MS Office en internet.
Je spreekt perfect Nederlands.
Affiniteit met het deeltijds kunstonderwijs is een pluspunt, maar geen vereiste.
Wie komt in aanmerking?
• Extern kom je in aanmerking als je in het bezit bent van een hoger secundair diploma.
• Als interne medewerker kom je in aanmerking als je voldoet aan de bevorderingsvoorwaarden. Deze vind je terug op http://stad.antwerpen.be/pm/ (medewerker stad – werving en selectie – bevorderingsvoorwaarden).
Aanbod
Je wordt in tijdelijke gesubsidieerde uren tewerkgesteld als administratieve medewerker. Voor meer info over het barema, bepaald door het Vlaams Ministerie van Onderwijs: http://www.ond.vlaanderen.be/wedde/weddenschalen/huidig/barema.asp?nr=202&benoeming=tijdelijk.
Je bruto startloon is afhankelijk je diploma en relevante werkervaring. Enkel werkervaring bij een overheidsbedrijf wordt meegenomen, ervaring als zelfstandige of in dienst van een privé-organisatie niet.
Plaats van tewerkstelling
Onze academies zijn gevestigd in Berchem – Borgerhout – Deurne – Ekeren – Hoboken – Merksem – Wilrijk
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met zondag 6 november 2016 via www.stedelijkonderwijs.be/vacatures
Vragen?
Jana Van Hoey Projectmanager HR de Academies
Jana.vanhoey@so.antwerpen.be
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Deeltijds
Regio
Antwerpen