Op het UiTforum 2015 verkozen de aanwezigen uit 10 genomineerde gemeenten Oostende tot 'UiTgemeente van het jaar 2015'. De 10 genomineerden werden in de aanloop van de verkiezing op de rooster gelegd. Het relaas van het gesprek met Aarschot lees je hier.

Aarschot wil een stad zijn voor iedereen en dat maken ze ook duidelijk aan de burgers én aan het personeel. De slogan van Aarschot is ‘Iedereen mee’. Dat is de naam van de brochure over het meerjarenplan en ze communiceren dit thema ook op alle mogelijke kanalen. Dat ze er zijn voor iedereen blijkt ook uit hun uitgebreide vrijetijdsaanbod voor heel veel doelgroepen: van volwassenen tot kinderen, en van senioren tot de jeugd.

Jullie vinden inspraak van de bevolking belangrijk. Hoe gaat dat in zijn werk?

Een goed voorbeeld hiervan zijn de koesterspeeltuinen. De bestemming was al voorzien, maar voor de invulling en concrete uitwerking is er met de buurt samengezeten. Daar zijn heel fijne ideeën uitgekomen. We hebben samen afspraken gemaakt over het onderhoud en wie een oogje in het zeil houdt. Er wordt meer en meer gedacht aan deze vorm van inspraak en participatie, maar het is nog groeiende. Het jeugdwerk, jeugdcentrum De klinker en de Dienst Welzijn hebben al een langere traditie van inspraak. Zij organiseren regelmatig bevragingen.

Hoe verloopt de samenwerking tussen de communicatiedienst en andere gemeentelijke diensten?

Als je een goed stadsmagazine wil, heb je input van de andere diensten nodig en is het belangrijk dat je goed kan samenwerken. De diensten sport, jeugd en cultuur hebben elk hun eigen kanalen: twitter, website, brochures,… . De communicatiedienst neemt in haar overkoepelende communicatie enkel de belangrijkste activiteiten van de andere diensten over. De diensten sport, jeugd en cultuur sturen ons door wat zij relevant vinden voor in het stadsmagazine. Ze hebben zo veel aanbod dat ze echt moeten kiezen, maar die vorm van zelfselectie werkt eigenlijk goed.

Werken jullie met vaste formats in het stadsmagazine?

Het artikel ‘Aarschot mag gezien worden’ waarin een Aarschottenaar z’n favoriete plek toont, is een vaste rubriek. Cartoons, wedstrijden en jubilarissen komen ook altijd terug. Het is uiteindelijk een blad voor en door de burgers. Naast de diensteninformatie is er nog de fotorubriek ‘Aarschot in Beeld’. We proberen alles zo eenvormig mogelijk en makkelijk leesbaar te maken. Wij zorgen voor de interviews, de artikels van de andere diensten herschrijven we. Het einddoel is dat het vlot leest. Ons stadsmagazine van juli-augustus-september was een speciale kids-editie, waarin zowel Vlieg als de mening van de kinderen een belangrijke rol spelen. Omdat het een driemaandelijks blad is, is het soms wel moeilijk om deadlines te halen. Soms moet je iets vier maanden op voorhand al doorgeven. Voor de activiteiten die die deadline niet halen kunnen we onze andere kanalen gebruiken.

Ook in de communicatie mikken jullie op de medewerking van de inwoners.

Klopt. Er staan steeds wedstrijden in het infoblad, omdat dat de unieke trigger is om mensen in het blad te laten bladeren. Het aantal reacties geeft ook een beeld hoeveel het blad wordt gelezen. Soms vragen we de inwoners om foto’s van activiteiten te sturen. Meestal koppelen we daar een wedstrijdje aan. De respons hangt af van activiteit tot activiteit… Bij de jaarlijkse Sint-Rochus-Verlichting bijvoorbeeld leefde dat echt, het is ook iets waar de bewoners fier op zijn. Maar bij de lancering van de wifreezone, in het kader van De Slimste gemeente, was er minder respons. Nu ja, dat kan ook met het slechte weer toen te maken gehad hebben. (lacht)

Jullie willen er voor iedereen zijn… Stemmen jullie het eigen aanbod af op wat er al aanwezig is?

In Aarschot is er een goede mix van activiteiten. We gaan daar op verschillende manieren mee om. Enerzijds organiseren we als stad nog heel veel, maar zeker niet alles. We ondersteunen veel verenigingen, logistiek of financieel. Daarnaast doen we ook aan coproductie met de verenigingen, vooral voor festivals zoals Aarschot Rockt of de Fundays. We helpen ook communicatief, door bv persberichten uit te sturen. We krijgen altijd goeie reacties van de pers: die vinden dat er veel wordt georganiseerd in Aarschot, maar de eerlijkheid gebiedt ons te zeggen dat wij ook wel véél persberichten uitsturen… (lacht). Verder doen we ook aan aanbodafstemming. Zo organiseerden heel wat sportclubs joggings. De sportdienst heeft daar dan de schouders onder gezet door er een gemeenschappelijke, versterkende communicatie rond te creëren. Zo kregen die aparte activiteiten een mooier geheel.

Zijn mensen in armoede een doelgroep in Aarschot?

Ja, vooral onder impuls van de dienst welzijn doen we behoorlijk wat met deze doelgroep. De kortingen bij de sportkampen worden heel duidelijk vermeld in het stadsmagazine, omdat het OCMW die ondersteunt. Maar we proberen het toch vooral geïntegreerd aan te pakken, zoals de Sinterklaas-actie van de handelaars: die is er voor àlle kinderen. Elk kind is daar gelijk. Of de talentendag, waarbij het uitgangspunt is dat elk kind een talent heeft. En in de voorbereidingen van UiTPAS en het Huis van het Kind is die doelgroep natuurlijk ook belangrijk.

Op welke kanalen verschijnt UiT zoal?

UiT verschijnt in de driemaandelijks gedrukte kalender, op de website en op de facebookpagina ‘UiT in Aarschot’. In de vrijetijdskalender staan alle activiteiten, maar de activiteiten ondersteund door de stad krijgen wel meer aandacht. De andere diensten communiceren via facebook, maar we hebben geen facebookpagina van de stad, omdat dat niet nodig is. ‘UiT in Aarschot’ heeft sinds kort wel een twitter-account. De elektronische infoborden publiceren enkel stadsactiviteiten of samenwerkingen, omdat er te weinig plaats is.

Bekijken jullie de bezoekersstatistieken van facebook of de website? En wat gebeurt daar precies mee?

Daar moeten we eens werk van maken... We hopen dit met de nieuwe website binnenkort beter te doen, maar momenteel zijn we leken op dat gebied. Jullie verzamelen de contactgegevens van inwoners. De dienst communicatie doet er niets mee omdat wij algemeen communiceren. Maar de buitendiensten werken wel doelgroepgericht. De jeugddienst stuurt bijvoorbeeld informatie door van speelpleinen naar families die ooit al naar speelpleinen zijn gekomen.

Is UiTdatabank goed ingeburgerd in Aarschot?

Vroeger mailden de stadsdiensten hun activiteiten gewoon door. Verenigingen konden ook nog kiezen tussen mailen of invoeren. Maar sinds vorig jaar zijn we streng voor de diensten én de verenigingen: we werken enkel nog met UiTdatabank. En dat werkt wel. Het gebruik van de UiTdatabank is fameus gestegen. We hebben vooral gehamerd op de voordelen: het komt niet enkel in het infoblad maar ook op andere kanalen, etc. Ook kleinschalige activiteiten van inwoners komen nu via de UiTdatabank op de website terecht. Er zijn uiteraard eenmalige initiatieven die het soms nog vergeten invoeren, maar voor hen hebben we een standaardmailtje klaarstaan, en bij problemen verwijzen we graag naar de helpdesk van CultuurNet. (lacht)