Tevredenheidsonderzoek naar de werking van het UiTnetwerk

Tine Scharlaken deed aan de hand van een websurvey een tevredenheidsonderzoek naar de werking van het UiTnetwerk en bij uitbreiding CultuurNet Vlaanderen.  Een heel aantal van jullie vulden een tevredenheidsenquête in. De resultaten willen we jullie dan ook uiteraard niet onthouden.

Ze constateerde dat lokale besturen de laatste jaren steeds meer de voordelen van samenwerken inzien. En dan gaat het niet enkel om samenwerking op provinciaal niveau, maar ook regionaal of tussen naburige gemeenten. Vooral voor de kleinere gemeenten kan dit grote schaalvoordelen opleveren. Cultuurcentra en bibliotheken in éénzelfde regio gaan bijvoorbeeld steeds vaker samenwerken om zo een groter publiek te bereiken. Deze trend is er in wisselwerking met het nationale niveau. De Vlaamse regering stimuleert dergelijke samenwerkingsinitiatieven aan de hand van subsidiëring, maar probeert ook alle initiatieven zoveel mogelijk te voorzien van een wettelijke basis. Zo ontstonden er ook onafhankelijke organisaties, de zogenaamde steunpunten, die jullie moeten bijstaan in de praktische en strategische ondersteuning van die samenwerkingsverbanden.

In haar onderzoek maakte Tine Scharlaken een casestudy van één van die organisaties, namelijk van onze organisatie: CultuurNet Vlaanderen. Onze taak is onder meer om jullie te ondersteunen in jullie cultuur- en vrijetijdscommunicatie. Leden van het UiTnetwerk kunnen mee genieten van de door ons verzamelde expertise op het vlak van cultuurcommunicatie en gebruik maken van onze kant-en-klare tools. Aan de hand van de resultaten van het tevredenheidsonderzoek, ging Tine Scharlaken na of we slagen in onze taak als steunpunt.

Conclusies op basis van de vragenlijst

Situering

Tine Scharlaken concludeert dat UiT in de gemeenten zich niet beperkt tot de dienst communicatie of de dienst cultuur, maar verspreid zit over de verschillende gemeentediensten. Dit maakt het niet makkelijk voor ons om eenduidig te communiceren.

Jullie gaven daarbij aansluitend ook aan dat er in de gemeente heel wat samenwerkingsinitiatieven zijn. Uit de enqûete blijkt echter dat elk initiatief vaak zijn eigen weg volgt en er weinig wordt samengewerkt tussen de verschillende initiatieven.

In de eerste jaren van het UiTnetwerk hebben we sterk ingezet op het contacteren en werven van gemeenten. De meeste onder jullie leerde UiT zo kennen.  Uit de analyse blijkt dat de communicatie in de grotere gemeenten meer versnipperd was voor men lid werd van UiT. Dit komt waarschijnlijk omdat in de kleinere gemeenten vaak één persoon verantwoordelijke is voor vrije tijd, cultuur, sport,..., terwijl dit in de grote gemeenten zijn allemaal verschillende diensten zijn.

Motieven & voor- en nadelen

In de websurvey geven jullie aan dat jullie de persoonlijke begeleiding, die we bieden, enorm appreciëren. Daar zijn we zeer blij om, want hier zetten we sterk op in met onze partnermedewerkers.

Toch schuiven jullie ons kant- en klare aanbod naar voor als belangrijkste voordeel. Jullie kregen er dankzij lidmaatschap van het UiTnetwerk een aantal nieuwe communicatietools bij. Vooral de kleinere gemeenten zien dit als een groot voordeel, aangezien het individueel opzetten van een databank met bijhorende communicatiekanalen veel tijd en geld kost. Nu kunnen alle partijen gebruik maken van één databank.

Ook waren jullie enthousiast over de activiteiten rond kennisdeling. Blijkbaar vullen we hier toch een hiaat dat er vroeger was. Hoewel velen onder jullie de kennisdeling als een groot voordeel zien, komt het grootste deel slechts af en toe naar een activiteit. De meerwaarde is hier de mogelijkheid tot het uitwisselen van ervaringen met collega's.

Hoewel we er zijn om extra ondersteuning te bieden, blijkt toch dat bij de meeste gemeente UiT wel zorgt voor extra werk. Maar hoe langer jullie lid zijn, hoe minder jullie die extra belasting lijken te ervaren. Waarschijnlijk omdat jullie het werken met UiT steeds meer onder de knie krijgen. Extra financiële middelen zijn niet nodig, maar er wordt ook niet bespaard door lid te zijn van UiT. UiT wordt niet enkel gebruikt om de verenigingen en culturele organisaties te ondersteunen, zoals verwacht. Ook de gemeentediensten zelf maken uitgebreid gebruik van het nieuwe medium. De gemeenten onder jullie die al langer lid zijn, zijn het erover eens dat de communicatie tussen de verschillende diensten vlotter verloopt sinds jullie UiTpartner zijn. De nieuwere leden, blijken hier minder mee akkoord. Waarschijnlijk omdat dergelijke samenwerking tussen de verschillende diensten ook tijd vraagt om zich te ontwikkelen.

De grootsteden van meer dan 100000 inwoners hebben als enige iets meer moeite met de implementatie van de huisstijl van UiT. De reden hiervoor ligt waarschijnlijk in het feit dat de grootsteden voor ze lid werden zelf al een uitgesproken huisstijl haddenen om de stad te profileren, wat minder het geval is bij kleine en middelgrote gemeenten.

Het grootste pijnpunt dat bij deze survey naar boven komt, is de werking van de databank. Jullie geven aan dat de databank een nuttige tool is, maar dat hij vaak niet werkt zoals het zou moeten. Een aantal onder jullie moeten daardoor verenigingen steeds opnieuw aanmoedigen om in te voeren. Hierdoor raakten ook de verenigingen wel eens ontmoedigd. Het ligt voor jullie moeilijk dat jullie vaak het eerste aanspreekpunt voor klachten over de databank zijn, terwijl de oorzaak vaak niet bij jullie ligt.

Opvallend is dat jullie veel minder tevreden zijn over jullie printagenda dan over de online agenda. Waarschijnlijk komt dit omdat het omzetten van de datarapporten vanuit de databank naar een printagenda toch enig werk en tijd vraagt. Op de website kan alles veel vlugger geïmplementeerd worden. Vaak ligt de oorzaak voor de ontevredenheid niet bij onze tools, maar binnen jullie gemeente. Jullie halen een aantal oorzaken aan zoals strubbelingen met de webmaster of geen geld voor een uitgebreider blad, etc. De implementatie van de online UiTagenda vraagt duidelijk meer financiële middelen in de grote gemeenten en het minst in de middelgrote gemeenten. De kleine gemeenten hangen daar ergens tussen. Jullie blijken wel allemaal zeer tevreden dat jullie de investering gedaan hebben.

Campagnes

De grootsteden, die de enquête invulden, vinden de door CultuurNet voorgestelde campagneconcepten iets minder relevant dan de ander steden. Deze steden hebben natuurlijk ook totaal andere behoeftes dan de gemiddelde gemeente in Vlaanderen en moeten de concepten verzoenen met toeristische communicatie en citymarketing. Een heel aantal onder jullie stapten ook al eens mee in één van de campagnes.

Uit de survey blijkt verder dat jullie wel aanvoelen dat jullie het juiste publiek bereiken, maar het gaat meestal om een buikgevoel. Jullie leiden dit bijvoorbeeld af uit reacties van bewoners en verdeling van boekjes. Er wordt voorlopig nog maar heel weinig op een regelmatige basis aan effectmeting gedaan. Aan de andere kant denken jullie vaak dat jullie niet aan effectmeting doen, terwijl jullie er toch mee bezig zijn. Bijvoorbeeld door gegevens van Google Analytics op de website en de verkoopcijfers van de evenementen te raadplegen, etc. Er wordt wel gemeten, maar niet systematisch. Er is een duidelijk verband volgens het bewonersaantal. In de grootsteden wordt op regelmatige basis aan effectmeting gedaan. Naarmate de gemeente kleiner wordt, worden de effecten veel minder (regelmatig) gemeten. De respondenten zien wel duidelijk het nut in van het meten van effecten van de communicatie. Bijna iedereen van jullie wil er graag in de toekomst meer tijd en middelen aan besteden, maar die zijn er niet overal.

Communicatie vanuit CultuurNet

Uit de survey komt duidelijk naar voor dat jullie een positief beeld hebben van onze communicatie. Daarnaast zijn jullie van mening dat de aandacht voor het aanbieden van traditionele en nieuwe communicatiekanalen mooi wordt verdeeld. Zeker wat de traditionele kanalen betreft zijn jullie zeer tevreden. Er is voldoende aandacht voor beide kanalen zodat ook gemeenten met minder capaciteiten ten volle kunnen meedraaien in UiT.

Alle partners geven aan de website UiTnetwerk.be te kennen, toch wordt die niet zo vaak gebruikt als informatiebron. De handleidingen en documenten op de site worden wel vaak geraadpleegd, zeker door partners die al iets langer lid zijn. Enkel bij de grotere steden wordt ook de vacaturedatabank regelmatig geraadpleegd. UiTbib, een onderdeel van de website met leestips en praktijkvoorbeelden, wordt daarentegen veel minder bezocht.

Verder blijkt uit de vragenlijsten dat onze nieuwsbrief ‘UiTnetwerknieuws’ wel gelezen wordt, maar eerder diagonaal. Slechts af en toe wordt eens op een interessante link doorgeklikt. Vooral de kleinste en de grootste gemeenten vinden de nieuwsbrief een erg nuttige informatiebron. Dat is ook zo bij de andere middelgrote gemeenten, maar in iets mindere mate.

De resultaten van de survey tonen tot slot aan dat jullie bijzonder tevreden zijn over de persoonlijke begeleiding door je provinciale UiTmedewerker en het feit dat deze vlot aanspreekbaar is.

Toekomstperspectieven

De vragenlijsten tonen aan dat jullie de toekomst binnen het UiTnetwerk rooskleurig zien. Jullie verwachten van ons heel specifieke dingen die anders zijn in elke gemeente. Dit toont aan dat de basisbehoeften die overal gelijk zijn, ongeveer ingevuld werden. Tijd voor het UiTnetwerk om vanaf 2012 een stapje verder te gaan!

Nogmaals heel hartelijk bedankt voor het invullen van de enquête. Wij gaan zeker aan de slag met deze resultaten, om zo onze dienstverlening voor jullie verder te verbeteren en aan te vullen!