Deeltijds Vast


Organisatie
Kunsthal Extra City
Extra City is een kunsthal die inspiratie vindt in de stad om verschillende visies over onze toekomst te verbeelden, door nieuwe verbindingen te stimuleren tussen hedendaagse (inter)nationale beeldende kunst, kunstenaars, onderzoekers en stadsbewoners.

Op 8 september 2017 heropende Kunsthal Extra City in Antwerpen de deuren na een grondige herpositionering. De Kunsthal kiest er nu expliciet voor om te bouwen aan een breder draagvlak voor actuele kunst en zich ook open te stellen voor een publiek zonder professionele kunstachtergrond. We werken thematisch en tonen kunst die zich laat inspireren vanuit actuele stedelijke thema's.
We brengen een prikkelend en heel divers programma van thematische groepstentoonstellingen en solopresentaties met (inter)nationale actuele beeldende kunst en een breed aanbod aan avondactiviteiten, met films, lezingen en vinnige debatten.
We zijn een open huis met grote aandacht voor dialoog en ontmoeting.

Functie
Binnen het team bied je ondersteuning bij de verschillende aspecten van het financieel en zakelijk beleid van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de het dagelijks financieel en administratief beheer. Je werkt in nauwe samenwerking met de algemeen directeur aan het duurzaam en optimaal beheer van de zakelijke werking van de vzw.

Taakomschrijving
● Personeelsbeleid:
- Uitwerken van een coherent en duurzaam personeelsbeleid.
- Beheren van de personeelsadministratie (vaste medewerkers, freelance projectmedewerkers, stagiairs, vrijwilligers).
- Voorbereiden en opvolgen van de arbeidsovereenkomsten en aannemingscontracten op basis van de planning.

● Financieel beheer:
- Opvolgen en bewaken van een financieel beleid. Mee vertalen van artistieke plannen naar financieel plan.
- Opvolgen van de boekhouding. Hierbij word je geassisteerd door een parttime administratief medewerker en werk je samen met een extern boekhoudkantoor.
- Begrotingen, deelbegrotingen en budgetcontrole.
- Voorbereiden betalingen; validiteit en redelijkheid van de uitgaven verifiëren binnen de globale begroting.
- Opmaken en opvolgen van zakelijke dossiers naar diverse overheden (subsidieaanvragen en -afrekeningen, werkingsverslagen).
- Administratieve en financiële opvolging van Europese subsidies.
- Opvolgen en optimaliseren van financiële procedures (budgetbewaking, liquiditeiten, controlesystemen, enz.).
- Opmaken van de jaarrekeningen conform de beheersovereenkomsten en de diverse subsidievoorwaarden.
- Opvolgen verzekeringsdossiers.
- Samen met de algemeen directeur beleid uitwerken en uitvoeren voor het verwerven van aanvullende financiering.
- Adviseren en zakelijk ondersteunen van de algemeen directeur.
- Rapportering aan de algemeen directeur en de Raad van Bestuur.

● Algemeen beheer:
- Voorbereiden van diverse contracten (personeel, coproductie, presentatie, samenwerkingen, huurcontracten ...).
- Verantwoordelijk voor de contacten met externe instanties zoals het sociaal secretariaat, de bank, het boekhoudkantoor, verzekeringsagent, …
- Dagelijks en administratief beheer kantoorruimte en infrastructuur.
- Opvolgen onderhoud en vernieuwing van software en hardware i.s.m. de netwerkbeheerder.
Profiel
- Je staat voluit achter de nieuwe missie en visie van de kunsthal, en wil in een klein en enthousiast team mee bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen.
- Je hebt een diploma hoger onderwijs of gelijkwaardig op basis van ervaring, en je houdt van cijfers en administratief werk.
- Je hebt enkele jaren relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
- Je bent analytisch en zakelijk ingesteld en je hebt een goede kennis van financiële processen, boekhouding en opmaak van begrotingen.
- Je hebt kennis van financiële, fiscale en sociale materie.
- Juridische kennis van vzw-regelgeving en -administratie is een pluspunt.
- Je beschikt over een goede kennis en beheersing van courante informaticaprogramma's.
- Je hebt een hart voor cultuur en bent geïnteresseerd in wat er vandaag maatschappelijk leeft. Interesse in beeldende kunst is een pluspunt.
- Je bent ondernemend, en wil in overleg met de algemeen directeur actief werken rond de verwerving van aanvullende financiering.
- Je zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel stellen je in staat om je werk goed te organiseren in functie van prioriteiten en deadlines.
- Je bent zeer punctueel en nauwgezet en streeft kwaliteit na.
- Je bent stressbestendig, discreet en bezit de flexibiliteit om snel tussen dossiers te schakelen.
- Je kan goed anticiperen op problemen en denkt oplossingsgericht.
- Je bent communicatief, sociaalvaardig en werkt graag in teamverband
- Je bent flexibel (variabel uurrooster).
- Je bent bereid tot occasioneel avond- of weekendwerk
- Je spreekt en schrijft zeer vlot Nederlands en Engels
Aanbod
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur, 40%
(50% is bespreekbaar afhankelijk van profiel)
- Een functie in een dynamische professionele kunstomgeving met gemotiveerde collega's, in een ambitieuze instelling die zich in 2016 heeft geherpositioneerd en zich de komende jaren graag opnieuw sterk op de kaart wil zetten
- Flexibele werkuren binnen een deeltijdse tewerkstelling
- Verloning volgens barema PC329.01(B1b-B1c)
- Maaltijdcheques, eindejaarspremie
- Mogelijkheid tot bijscholing
- Indiensttreding: zo snel mogelijk

Kunsthal Extra City maakt geen onderscheid tussen kandidaten op basis van gender, etniciteit, of beperking.
Solliciteren
Contactpersoon: A
Reageren voor: 02/03/2018

Bezorg een motivatiebrief en CV aan Adinda Van Geystelen, via adinda.van.geystelen@extracity.org. Meer informatie op: www.extracity.org (nieuwe website is onder constructie, voor meer vragen kan je bij ons terecht)