Collectieve ticketing

Collectieve ticketing is het eindpunt van collectief onthaal: door tickets aan te bieden, kan het publiek de opgewekte interesse onmiddellijk omzetten in daden. Collectieve ticketing hoeft niet per definitie complex en duur te zijn, maar er komen toch al snel een aantal problemen de hoek om kijken.

1. Zowat de enige manier van collectieve ticketing die geen problemen oplevert met dubbele boekingen, onder- of overcapaciteit of het reserveren van specifieke zitplaatsen is het centraliseren van de ticketing in de collectieve onthaalservice. Dit gebeurt al vaker bij bvb. een toeristische dienst die over een eigen ticketingsysteem beschikt voor evenementen en ook ticketing doet voor (culturele) organisaties die geen eigen systeem hebben. Dit is echter geen oplossing voor organisaties die wél over een eigen systeem beschikken, dat immers vaak gekoppeld is aan andere interne systemen voor bvb. zaalplanning of boekhouding.
2. Een tweede, eenvoudige manier is contingentering. Hierbij verkoopt de collectieve onthaalservice een vast aantal tickets, eventueel zelfs voor verschillende plaatscategorieën of rangen. Voor organisaties met vrije toegang zoals musea is dat geen enkel probleem. Voor bvb. podiumkunstenorganisaties kunnen echter problemen rijzen met overcapaciteit van tickets waar op andere verkooppunten nog wel vraag naar is. Ook overboeking is een risico en het reserveren van specifieke zitplaatsen is problematisch.
3. Een methode die weinig investeringen vergt en vooral in Nederland al haar succes bewezen heeft, is last minute ticketing. Hierbij wordt bvb. via een website 's morgens bekend gemaakt welke tickets voor dat weekend beschikbaar zijn. De tickets kunnen evenwel alleen gereserveerd worden in de onthaalbalie. Wie eerst komt heeft dus de meeste keuze. Dit systeem heeft verschillende voordelen. Het leidt het publiek toe naar de collectieve balie en de overcapaciteit van sommige activiteiten kan weggewerkt worden. Maar veel belangrijker: het blijkt mensen aan te zetten om eens iets anders te proberen als de gewenste voorstelling niet meer beschikbaar is. Voorwaarde voor succes is een voldoende groot en divers ticketaanbod waarin ook meer 'populaire' activiteiten aanwezig zijn die ook op eigen kracht verkocht geraken. Zij garanderen de aantrekkelijkheid van de service.
4. Collectieve ticketing online in zijn meest eenvoudige vorm is de doorverwijzing naar ticketinginformatie op websites van derden: hetzij de telefonische of online ticketingservices van de cultuurorganisaties zelf, hetzij (commerciële) ticketingleveranciers. Doorverwijzing is op zich al een service voor het publiek.
5. Als bovenstaande systemen niet volstaan, komt vaak de vraag naar een gemeenschappelijk ticketingsysteem: ofwel een gedeelde (software)infrastructuur of een integratie van bestaande systemen. Dit zijn evenwel complexe en dure ingrepen. Veelal worden al verschillende systemen gebruikt in de gemeente of regio en is overstappen niet altijd gewenst of mogelijk. Een haalbaarheidsstudie is noodzakelijk.
6. Collectieve ticketingservices leggen ook onderlinge verschillen bloot, bijvoorbeeld op vlak van kortingsystemen. Aangezien er tal van verschillende systemen naast elkaar bestaan, kan dit leiden tot een onoverzichtelijke warboel. Het stroomlijnen van kortingsystemen is evenwel een huzarenstukje. Er dient immers rekening gehouden te worden met de eigenheid van de culturele partners. Zo is de grootte van een groep anders voor musea dan voor podiumorganisaties. Voor een organisatie die zich volledig richt op een specifieke doelgroep zoals jongeren is een bijkomende korting voor deze doelgroep geen goed idee. Tot slot hebben organisaties vaak al commerciële engagementen met sponsors zoals Axion, Knack Club of Delhaize Plus.
7. Een ander punt waar soms over gestruikeld wordt is de vormgeving van de tickets. Organisaties die een eigen ticketingsysteem hebben, maken hun tickets vaak in de huisstijl en het met het logo van de organisatie. Ze houden daar graag aan vast. Voor collectieve tickets is dat echter niet haalbaar.
8. Een tussenstap bij het reserveren van een ticket is de beschikbaarheid. Soms kan enkel de beschikaarheid geraadpleegd worden en moeten tickets alsnog rechtstreeks bij de cultuurorganisatie besteld worden. Een beschikbaarheidsmodule is iets eenvoudiger te realiseren dan collectieve betaalfaciliteiten.
9. Bij een collectief ticketingsysteem  rijzen er een aantal belangrijke financiële vragen.
   Er worden inkomsten gegenereerd die moeten terugvloeien naar de betrokken organisaties. Anderzijds wordt meestal ook een financiële bijdrage gevraagd om het systeem draaiende te kunnen houden. Deze meerkost wordt meestal doorgerekend naar de klant, bovenop de ticketprijs. Bij de commerciële ticketingbedrijven durven die meerkosten de pan uitswingen. In de cultuursector is men daar voorzichtiger mee, enerzijds omdat cultuurorganisaties niet al hun omzet bij hun publiek moeten draaien en anderzijds omdat een te hoge ticketprijs voor 'moeilijker' aanbod contraproductief is. Desondanks moet het systeem wel betaalbaar blijven.
10. Betaalfaciliteiten zijn ook een belangrijk aandachtspunt. In de meeste balies kan cash of met bankkaart betaald worden. Online was tot voor kort enkel betaling per kredietkaart mogelijk, maar ondertussen zijn er steeds meer mogelijkheden om ook online te betalen met een gewone bankkaart. Een kraakverse optie is betaling met de mobiele telefoon. Het is sindzs kort mogelijk om een parkeerticket te betalen via sms. Heel binnenkort zal deze betaalfaciliteit zich zeker uitbreiden naar andere domeinen.